Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,

im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Hiermit kommen wir unserer Pflicht nach, Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über diese Datenverarbeitung aufzuklären. Sie erhalten einen Überblick darüber, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Diese Datenschutzinformation gilt sowohl für Bewerbungen, die Sie direkt an uns richten, als auch für Fälle, in denen wir Bewerberdaten von der Ortolan Service GmbH erhalten, um den Schulungs- und Qualifizierungsbedarf im Rahmen eines Bewerbungs- oder Einsatzanbahnungsprozesses zu prüfen.

Welche Daten wir konkret verarbeiten, richtet sich jeweils nach dem Inhalt des Bewerbungs-, Schulungs- oder Qualifizierungsprozesses.

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Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind wir: Ortolan Akademie GmbH, L15 12-13, 68161 Mannheim, Deutschland. Geschäftsführer: Thorsten Wagner. E-Mail: service@ortolan-akademie.de.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über datenschutz@ortolan-akademie.de oder über Datenschutz, Ortolan Akademie GmbH, L15 12-13, 68161 Mannheim.

Herkunft der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung oder eines Bewerbungsprozesses selbst mitteilen.

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten von der Ortolan Service GmbH erhalten. Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen die Ortolan Service GmbH Bewerbungen im Hinblick auf eine spätere Einsatzmöglichkeit prüft und eine fachliche Einschätzung des Schulungs- oder Qualifizierungsbedarfs durch die Ortolan Akademie GmbH erforderlich ist.

Die Übermittlung durch die Ortolan Service GmbH erfolgt nicht pauschal für alle Bewerbungen, sondern nur bezogen auf Bewerberinnen und Bewerber, bei denen geprüft werden soll, ob vor einem möglichen Einsatz weitere Schulungen, Unterweisungen, Prüfungen oder Nachqualifizierungen erforderlich sind.

Welche Daten verarbeiten wir und warum?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, die wir im Rahmen der Anbahnung eines Beschäftigungs-, Schulungs- oder Qualifizierungsverhältnisses benötigen. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten, die Sie uns mitteilen oder die wir von der Ortolan Service GmbH erhalten, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsprozesses, die Entscheidung über eine Einstellung oder Einsatzmöglichkeit sowie für die Prüfung, Planung und Durchführung erforderlicher Schulungs- oder Qualifizierungsmaßnahmen erforderlich ist.

Dazu zählen zum Beispiel:

Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit,
Angaben aus der Bewerbung,
Angaben zu deiner Qualifikation, z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Nachweise,
Angaben zum beruflichen Werdegang,
Angaben zu bisherigen Tätigkeiten im Eisenbahn-, Logistik- oder vergleichbaren Bereich,
Informationen zur angestrebten Tätigkeit oder Einsatzposition,
weitere Angaben, die Sie im Bewerbungsprozess machen, z. B. Motivation, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit,
interne Einschätzungen der Ortolan Service GmbH zur grundsätzlichen Eignung oder zum möglichen Einsatzbereich,
von uns erstellte Einschätzungen zum Schulungs- und Qualifizierungsbedarf,
Schulungspläne,
Teilnahme-, Ergebnis-, Prüfungs- oder Qualifikationsdokumentationen.

Wir verarbeiten diese Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Durchführung des Bewerbungsverfahrens,
Prüfung Ihrer Bewerbung,
Entscheidung über eine Einstellung oder spätere Einsatzmöglichkeit,
Prüfung vorhandener Qualifikationen, Nachweise und Vorkenntnisse,
Einschätzung, ob und in welchem Umfang vor einem möglichen Einsatz weitere Schulungen, Unterweisungen, Prüfungen oder Nachqualifizierungen erforderlich sind,
Erstellung eines individuellen oder rollenbezogenen Schulungsplans,
Planung, Organisation und Durchführung erforderlicher Schulungsmaßnahmen,
Dokumentation von Teilnahme, Schulungsfortschritt, Ergebnissen, Prüfungsständen oder Qualifikationsnachweisen,
Rückmeldung erforderlicher Informationen an die Ortolan Service GmbH, soweit dies für den Bewerbungs-, Qualifizierungs- oder Einsatzanbahnungsprozess erforderlich ist.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten, verarbeiten wir nur, wenn dies ausnahmsweise erforderlich und zulässig ist, etwa zur Berücksichtigung von Schutzrechten oder besonderen gesetzlichen Anforderungen, oder wenn Sie uns solche Daten freiwillig mitteilen und eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt.

Dazu können außerdem Daten gehören wie:

Beginn und Ende einer Zusammenarbeit, falls es dazu kommt,
Angaben zur Arbeitszeit,
Sozialversicherungsdaten, Steuer-ID und Bankdaten, in der Regel erst nach Einstellung,
Angaben zu etwaigen weiteren Arbeitgebern, z. B. bei Minijob, soweit erforderlich,
Angaben zu Arbeitstätigkeiten und Beurteilungen, z. B. Arbeitszeugnis oder Praktikumsbescheinigung,
Bild- und Tondaten, z. B. im Rahmen von Videotelefonaten.

Darüber hinaus verarbeiten wir Daten nur dann, wenn Sie uns hierzu ausdrücklich eine Einwilligung erteilt haben. Die Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich zu den in der Einwilligung genannten Zwecken. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Vorgang – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO für Datenverarbeitungen, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder für Zwecke eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen sowie für die Anbahnung oder Durchführung eines Schulungs-, Ausbildungs- oder Qualifizierungsverhältnisses.
6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen.
6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, z. B. zur IT-Sicherheit, zur Aufklärung von Missbrauch sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.
6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine gesonderte Einwilligung erteilt wurde, z. B. für die Aufnahme in einen Bewerberpool.
9 Abs. 2 DSGVO, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten, ausnahmsweise verarbeitet werden und hierfür eine gesetzliche Erlaubnis oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Soweit wir Bewerberdaten von der Ortolan Service GmbH erhalten und verarbeiten, erfolgt dies insbesondere, um vorhandene Qualifikationen, Nachweise und Vorkenntnisse zu bewerten, den erforderlichen Schulungsbedarf festzustellen, einen Schulungsplan zu erstellen und die für die spätere Einsatzfähigkeit erforderlichen Schulungen zu planen, durchzuführen oder zu dokumentieren.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens bekommen nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

Darüber hinaus können Daten an folgende Empfänger gehen:

Ortolan Service GmbH

Soweit wir Ihre Daten von der Ortolan Service GmbH erhalten haben oder die Verarbeitung im Zusammenhang mit einem Bewerbungs-, Qualifizierungs- oder Einsatzanbahnungsprozess bei der Ortolan Service GmbH steht, können wir erforderliche Informationen an die Ortolan Service GmbH zurückmelden.

Dies betrifft insbesondere Informationen zum Schulungs- und Qualifizierungsbedarf, zur Schulungsplanung, zur Teilnahme an Schulungen, zu Ergebnissen, Prüfungsständen, Qualifikationsnachweisen oder zur fachlichen Einsatzfähigkeit, soweit dies für den weiteren Bewerbungs-, Qualifizierungs- oder Einsatzanbahnungsprozess erforderlich ist.

Dienstleister / Auftragsverarbeiter

Soweit für den Betrieb des Bewerbungs-, Schulungs- oder Qualifizierungsprozesses erforderlich, setzen wir Dienstleister ein, z. B. IT-/Tool-Anbieter, E-Mail-/Kommunikationsdienste oder Hosting-Dienstleister. Soweit diese Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO und nach unserer Weisung.

Weitere Empfänger

Eine Übermittlung kann außerdem erfolgen an:

externe Dozentinnen und Dozenten oder Prüferinnen und Prüfer, soweit dies für Schulungen oder Prüfungen erforderlich ist,
zuständige Stellen, Behörden oder Prüfungsorganisationen, sofern eine gesetzliche, regulatorische oder organisatorische Notwendigkeit besteht,
Rechtsberater oder sonstige Stellen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

An Dritte geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies verlangen, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.

Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Verarbeitung deiner Daten durch unser Unternehmen sowie durch eingesetzte Subunternehmer findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Eine Verarbeitung außerhalb dieses Bereiches ist jedoch unter gewissen Umständen möglich. Für den Fall, das Daten in ein Drittland, also in ein Land außerhalb der EU bzw. des EWR, übermittelt werden, wurde bei der Auswahl darauf geachtet, dass diese ein den europäischen Datenschutzstandards angepasstes Datenschutzniveau gewährleisten kann (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder z. B. durch den Abschluss einer Vereinbarung auf Basis der EU-Standarddatenschutzklauseln und weiterer Garantien).

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungs-, Schulungs- oder Qualifizierungsprozesses erforderlich ist.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden deine Bewerberdaten grundsätzlich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir die Daten noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Soweit Schulungen durchgeführt werden, können Teilnahme-, Prüfungs-, Ergebnis- oder Qualifikationsnachweise länger gespeichert werden, sofern dies zum Nachweis der Qualifikation, zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen, zur Dokumentation der Schulung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Sofern Sie in eine längere Speicherung, z. B. in einem Bewerberpool, einwilligen, speichern wir Ihre Daten für den in der Einwilligung genannten Zeitraum bzw. bis zum Widerruf.

Müssen Sie uns Daten zur Verfügung stellen?

Wenn Sie sich bei uns bewerben, benötigen wir bestimmte Angaben, um Ihre Bewerbung prüfen und das Bewerbungsverfahren durchführen zu können. Ohne diese erforderlichen Daten können wir Ihre Bewerbung in der Regel nicht berücksichtigen.

Soweit wir Daten zur Prüfung des Schulungs- und Qualifizierungsbedarfs benötigen, ist die Verarbeitung erforderlich, damit beurteilt werden kann, ob und in welchem Umfang vor einem möglichen Einsatz Schulungen, Unterweisungen, Prüfungen oder Nachqualifizierungen erforderlich sind. Ohne die erforderlichen Angaben kann eine fachliche Bewertung möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt erfolgen. Dies kann zur Folge haben, dass eine weitere Berücksichtigung im Bewerbungs- oder Einsatzanbahnungsprozess nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

Angaben, die freiwillig sind, kennzeichnen wir entsprechend, sofern wir danach fragen bzw. Felder optional sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung & Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung findet statt, wenn Entscheidungen rein auf technischem Wege und ohne menschliches Eingreifen getroffen werden. Dies kommt bei uns zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Zusammenarbeit nicht zum Einsatz. Auch kommt kein Profiling zum Einsatz.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar, sowie unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen.

Sie haben außerdem das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht. Den Widerruf können Sie z. B. an service@ortolan-akademie.de richten.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort oder am Sitz des Verantwortlichen.

Aufnahme in den Bewerber-Pool

Wenn wir Ihnen kein Stellenangebot machen, besteht ggf. die Möglichkeit, Sie in unseren Bewerberpool aufzunehmen. In diesem Fall übernehmen wir alle Dokumente und Angaben aus Ihrer Bewerbung in den Bewerberpool, um Sie bei passenden Vakanzen kontaktieren zu können.

Die Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Abgabe der Einwilligung ist freiwillig und steht in keinem Zusammenhang mit dem laufenden Bewerbungsverfahren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall werden Ihre Daten aus dem Bewerberpool gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.