Datenschutzhinweise – Einsatz von Messengern

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie darüber, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie mit uns über Messengere kommunizieren.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wir verarbeiten diese Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den jeweils geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.

WhatsApp Business

1) Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Internettelefonie steht, ist die: Ortolan Akademie GmbH, L15 12-13, 68161 Mannheim, Deutschland. Geschäftsführer: Thorsten Wagner. E-Mail: service@ortolan-akademie.de.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über datenschutz@ortolan-akademie.de oder über Datenschutz, Ortolan Akademie GmbH, L15 12-13, 68161 Mannheim.

2) Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen WhatsApp Business zur schnellen und effizienten Kommunikation mit Kunden, Interessenten und sonstigen Geschäftspartnern, z. B. zur Bearbeitung von Anfragen, Support, Terminabstimmungen sowie zur Vertragsvorbereitung und Vertragsdurchführung.

3) Welche Daten verarbeiten wir?

Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihre Telefonnummer, ggf. Name/Profilname, ggf. Profilbild, Nachrichteninhalte und ggf. Anhänge/Medien sowie Kommunikations-/Nutzungsdaten (z. B. Zeitpunkt, Zustellstatus). WhatsApp verarbeitet zudem Metadaten der Kommunikation (z. B. Absender, Empfänger, Zeitpunkt).

4) Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Die Inhalte Ihrer Nachrichten und Anrufe sind grundsätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass WhatsApp die Inhalte der Kommunikation nicht mitlesen kann. WhatsApp kann aber Metadaten (z.B. wer war zuletzt online, wer hat mit wem wie lange gsprochen, wer hat welches Gerät von welchem Standort genutzt, einsehen).

Sofern in WhatsApp Backups aktiviert sind, werden Chat-Backups (je nach Einstellung) in iCloud (iOS) oder Google Drive (Android) gespeichert – WhatsApp Business bietet in der App keine Sicherung in einer frei wählbaren „eigenen Cloud“ an.
Wir haben die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Backups aktiviert.

5) Rechtsgrundlagen

Soweit anwendbar, verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-durchführung), wenn die Kommunikation der (vor-)vertraglichen Abwicklung dient.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für sonstige Kommunikation/Organisation, soweit keine (vor-)vertragliche Situation vorliegt. Unser berechtigtes Interesse ist eine effiziente, schnelle Kommunikation.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern wir hierfür (z. B. für werbliche Nachrichten) eine Einwilligung abgefragt haben; diese kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Hinweis: Wenn die Kontaktaufnahme ausschließlich auf Ihrer Initiative über WhatsApp erfolgt, verarbeiten wir Ihre Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf den oben genannten Grundlagen.

6) Empfänger und Rollenverteilung

Anbieter ist WhatsApp Ireland Limite, Merrion Road, Dublin 4
D04 X2K5, Irland.

Wir haben mit WhatsApp die WhatsApp Business Data Processing Terms (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO) abgeschlossen; diese gelten, soweit WhatsApp personenbezogene Daten in unseren „Customer Data“ als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Unabhängig davon verarbeitet WhatsApp bestimmte Daten auch als eigener Verantwortlicher nach den jeweiligen Datenschutzbestimmungen (z. B. für Betrieb, Sicherheit, Integrationen).

7) Drittlandübermittlungen (USA) / Garantien

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten im Rahmen der WhatsApp-Dienste auch an WhatsApp LLC / Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt bzw. dort verarbeitet werden. WhatsApp sieht hierfür u. a. das Data Transfer Addendum (Einbezug der EU-Standardvertragsklauseln, Decision 2021/914) vor.

Zusätzlich ist WhatsApp LLC nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.
Hinweis: Bei Drittlandübermittlungen kann – abhängig von Empfänger und Konstellation – ein Restrisiko (z. B. behördliche Zugriffe) bestehen.

8) Kein automatischer Adressbuchabgleich

Wir haben unsere WhatsApp-Business-Nutzung so konfiguriert, dass kein automatischer Abgleich/Upload des lokalen Adressbuchs erfolgt (keine Kontakte-Synchronisierung; WhatsApp Business erhält keine entsprechende Kontakt-Berechtigung auf den eingesetzten Geräten).

9) Speicherdauer

Die bei uns gespeicherten WhatsApp-Kommunikationsinhalte werden gelöscht, sobald

Sie uns zur Löschung auffordern,
Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen, oder
der Zweck entfällt (z. B. nach Abschluss der Bearbeitung Ihrer Anfrage).
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; in diesem Fall wird die Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt (z. B. Art. 18 DSGVO).

10) Betroffenenrechte

Sie haben – je nach gesetzlicher Voraussetzung – das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

11) Widerruf (bei Einwilligung) & alternative Kontaktwege

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per Nachricht oder per E-Mail an service@ortolan-akademie.de. Die Kontaktaufnahme über WhatsApp ist freiwillig; Sie können uns alternativ per E-Mail service@ortolan-akademie.de kontaktieren.

12) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet durch uns im Rahmen der WhatsApp-Kommunikation nicht statt.

13) Hinweis zu sensiblen Informationen

Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine vertraulichen Informationen. Nutzen Sie hierfür bitte unsere alternativen Kontaktwege.